В какие сроки фсс возмещает пособие по беременности и родам организации

Если у вас есть сотрудники, то вы знаете, что такое страховые взносы, выплаты больничного и отпуск. А если ваша сотрудница скоро станет мамой, то нужно оформить ей декретные выплаты. Если таких сотрудниц несколько — суммы получаются внушительными. Важно помнить, что деньги можно вернуть из государственного бюджета. Как вернуть деньги правильно, какие документы собрать и в какие сроки, расскажем в этой статье.

Сначала разберёмся, какие бывают пособия, и сколько работодатель должен выплатить каждой сотруднице. Внизу есть ссылка на видео. Не любишь читать — посмотри 🙂

Виды выплат и пособий

Мы приводим цифры по московскому региону. Если ваша компания зарегистрирована в другом месте, обязательно проверьте районный коэффициент и примените его к каждому виду пособия. Значение для регионов смотрите в этой таблице.

1. Выплата пособия по беременности и родам

Пособие выплачивается только маме. Оформить его нужно как отпуск по беременности и родам. Обычно такой больничный составляет 140 дней. Даты определяет врач по предполагаемой дате родов — 70 дней до и 70 дней после. В случае осложнённых родов больничный продлевают на 16 дней. А если сотрудница беременна двойней, общая продолжительность такого отпуска — 194 дня.

Оплату делайте на основании документов от сотрудницы:

• больничного листа, ещё его называют листком нетрудоспособности;
• заявления на предоставление отпуска по беременности и родам и назначении пособия;
• оригинала трудовой книжки и справок 182-н за 2 предыдущих календарных года, если в этот период сотрудница работала в другой компании.

Расчёт пособия будет выглядеть так: количество дней больничного умножаем на среднедневной заработок за 2 календарных года, предшествующих году начисления пособия. Например, если декрет в 2019 году, то в расчёт берите 2017 и 2018. Даже если в декабре 2019, всё равно — 2017, 2018 года. Минимальный размер при беременности без особенностей и осложнений — 51 918,90 ₽, максимальный — 301 095,89 ₽.

2. Ранняя постановка на учёт

Если сотрудница встанет на учёт в ранние сроки беременности, то ей дополнительно нужно выплатить 655,49 ₽. Сумма актуальна с 1 февраля 2019 года. Дополнительные документы в этом случае — справка из медучреждения и заявление на выплату такого пособия.

3. Единовременное пособие при рождении ребёнка

Тут сумма фиксированная, хоть и меняется каждый год. На 1 февраля 2019 соцстрах определил сумму — 17 479, 73 ₽. Выплачивайте одному из родителей. Если родились 2 детей или больше, то пособие положено на каждого ребенка.

Делайте выплату, если есть:

• заявления на выплату пособия;

• справка о неполучении этого пособия от второго родителя;

• свидетельство о рождении ребёнка;

• справки о рождении. Не путайте, это разные документы.

4. Пособие по уходу за ребёнком до полутора лет

Оформляется как отпуск по уходу за ребёнком и выплачивается одному из родителей по их желанию или ближайшим работающим родственникам, которые будут ухаживать за малышом. Можно даже бабушкам, если они трудоустроены.

Выплачивайте на основании:

• заявления на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет и выплату пособия;

• справки о неполучении от второго родителя;

• свидетельство о рождении;

• справка о рождении.

Размер выплаты рассчитывайте так: 40% от среднего заработка за два календарных года (за 2017 и 2018, если дата заявления в 2019) до наступления отпуска по уходу за ребенком.

С 1 февраля 2019 года минимальный размер пособия по уходу за первым ребёнком составляет 3 277,45 ₽, за вторым и последующими детьми — 6 554,89 ₽. Максимальный размер в месяц — 26 152,27 ₽.

Помните, про дополнительный районный коэффициент к каждому виду пособия.

Когда ребёнок подрастёт до полутора лет, сотрудница может выбрать: выйти на работу или остаться дома. Тогда она пишет заявление на продление отпуска до 3-х лет с выплатой компенсации из средств работодателя. Пособие по уходу будут выплачивать до 1,5 лет, а потом компенсацию до 3-х лет — 50 ₽. Важный момент: все выплаты по пособиям можно возместить из Фонда Социального Страхования, а компенсацию до 3-х лет оплачиваете из своих средств.

Когда работодатель обязан выплатить пособие

Все пособия должны быть начислены в течение 10 календарных дней с даты получения полного комплекта документов. А перечисление денег происходит в ближайшую выплату — это может быть и день аванса, и день зарплаты. Если сегодня, 21 марта, и сотрудница принесла документы, то к 1 апреля вы должны всё рассчитать и в ближайшую зарплату отправить деньги.

Если задержать оплату, нужно будет выплачивать компенсацию и штраф за нарушение трудового законодательства. Для компаний составляет от 30 000 до 50 000 ₽, а для должностных лиц организации — от 1000 до 5000 ₽. Но это еще не всё. Если руководитель не рассчитался с работниками из-за корыстных целей либо иной личной заинтересованности, его могут привлечь к уголовной ответственности вплоть до лишения свободы. Поэтому соблюдайте сроки и не забывайте выплачивать пособия.

Как выплатить деньги сотруднику

Обычно работодатель платит пособия из средств организации и потом возмещает из государственного бюджета. Если денег в компании нет, то руководитель может внести займ из своих средств. Сделать выплату, а после возмещения вернуть себе займ.

А если денег нет совсем, то убедите в этом ФСС, и тогда он сделает выплату напрямую сотруднице.

Как это работает — предоставьте в ФСС, в котором состоите на учёте как страхователь, документы:

• заявление работника о выплате ему пособия;

• листок нетрудоспособности;

• справку по форме 182-н за 2 предшествующих года;

• заверенную выписку из трудовой книжки;

• документы, подтверждающие ваши полномочия как представителя на осуществление действий от имени работника.

В течение трёх календарных дней фонд направит в кредитные организации, в которых открыты ваши счета, запрос о подтверждении недостаточности денежных средств для выплаты пособия. Если получат подтверждение и не будет претензий к документам, то в течение 10 календарных дней со дня поступления в Фонд документов перечисляет пособие сотруднице.

В 2011 в некоторых регионах стартовал пилотный проект ФСС — все пособия сразу оплачивает фонд. Работодатель собирает документы, делает расчёт, а после отправляет эти данные в ФСС. Фонд сам платит сотруднику, а работодателю ничего возмещать не надо.
Москва и Московская область пока не относятся к этим регионам, так же как и Екатеринбург и область. Но со временем обещают внедрить везде. А пока действуем по старинке. Как? Читайте дальше 🙂

Что дальше: зачёт или возмещение?

Работодатель выплатил пособия из своего кармана. Все выплаченные суммы подлежат зачёту в счёт взносов в ФСС в текущем налоговом периоде или возмещению из ФСС.

Если работодатель выплатил пособие из средств организации, можно не платить взносы в ФСС. Длиться это будет до тех пор, пока фонд не погасит весь долг перед работодателем. Если по итогу года что-то остаётся, возмещаем обычным способом.

Возмещать можно после окончания отчётности за квартал, в котором была оформлена выплата. Например, выплаты в период январь-март — в апреле. До завершения квартала ФСС документы за этот квартал не принимает.

Документы для возмещения

Документы для возмещения расходов страхователя определены приказом Минздравсоцразвития. Сначала рассмотрим общие документы, которые нужны для возмещения любого пособия, а ниже — то, что нужно собрать дополнительно по каждому пособию.

Общие документы для всех пособий готовит предприниматель. В Кнопке мы делаем это для клиентов. Документы нужно подписать с расшифровкой ФИО и поставить дату и печать организации.

Что нужно подготовить для возмещения любого пособия:

1. Заявление о возврате потраченных средств на социальное обеспечение в 2-х экземплярах — один вернут с отметкой о приёме.
2. Справка-расчёт. У справки-расчёта нет утвержденной формы, но в ней должна содержаться информация о страховых взносах и расходах, произведенных страхователем, о расходах, принятых и не принятых к зачёту, о суммах задолженности.
3. Расшифровка расходов на социальное обеспечение. Все эти 3 документа можно выгрузить из 1С.
4. Расчёт по страховым взносам за предыдущий квартал, это отчёт РСВ.
5. Подтверждение о сдаче этого отчёта.
6. Копия трудовой книжки сотрудницы — заверить каждую страницу, а на последней написать — «работает по настоящее время».
7. Документы, подтверждающие выплату пособия — ведомость на выплату с подписью сотрудника или платёжное поручение с отметкой банка.

Дополнительные документы для пособий нужны в виде копий. Каждый документ заверьте «копия верна», укажите должность, подпись с расшифровкой, дату и печать организации.

Что нужно собрать для пособия по беременности и родам и пособия за постановку на учёт в ранние сроки:

• листок нетрудоспособности;
• расчёт пособия;
• заявления на предоставление отпуска по беременности и родам и назначении пособия;
• заявление о назначении пособия за постановку на учёт в ранние сроки беременности;
• приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам и о назначении пособия;
• справка 182-н о сумме заработка за 2 предшествующих года, если сотрудница работала где-то ещё кроме вас за это время;
• справка из медучреждения, поставившего женщину на учёт в ранние сроки беременности.

Что нужно для пособия при рождении ребёнка:

• заявление о назначении пособия;
• справка о рождении ребёнка;
• свидетельство о рождении ребёнка;
• справка о невыплате пособия второму родителю;
• если второй родитель не работает — справка из соцзащиты о неполучения ежемесячного пособия.

Что нужно для для ежемесячного пособия по уходу за ребёнком:

• заявления на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет и выплату пособия;
• приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком;
• расчёт среднего заработка отпуска по уходу за ребёнком;
• свидетельство о рождении ребёнка;
• справка о рождении ребёнка;
• если это не первый декрет, свидетельство о рождении предыдущих детей;
• справка с работы о неполучении пособия от второго родителя;
• если второй родитель не работает — справка из соцзащиты о неполучения ежемесячного пособия;
• справка 182-н о сумме заработка за 2 предшествующих года, если сотрудница работала где-то ещё кроме вас за это время.

Подаются документы в ФСС исключительно на бумаге директором или представителем по доверенности.

Куда обращаться, чтобы возместить деньги из ФСС

Если компания из Москвы, подавайте документы в ФСС на Триумфальной площади, дом 1 строение 1, станция метро Маяковская. Всем остальным компаниям обращаться в свой региональный ФСС. Свой фонд можно узнать по выписке ЕГРЮЛ или на сайте налоговой. А адрес подсмотреть на сайте Фонда Социального Страхования.

Как быстро придут деньги и куда

На возмещение у Фонда есть 10 календарных дней со дня представления комплекта документов. Может затянуться, если по результатам рассмотрения фонд инициирует проверку. Как камеральную, так и выездную. Проверка внутри налоговой длится до трёх месяцев, выездная — до двух. После проверки деньги перечисляют на расчётный счёт, указанный в заявлении.

А если беременна сама ИП

Чтобы рассчитывать на получение пособий и возмещение, нужно заключить договор добровольного страхования с ФСС и платить взносы. Пособие начинают выдавать только со следующего года после добровольной регистрации в ФСС. Если ребёнок родится в 2020 году, зарегистрируйтесь в ФСС в 2019. Если у ИП нет договора добровольного страхования, то она может претендовать на единовременное пособие и пособие по уходу до 1.5 лет через соцзащиту как безработная.

Для регистрации себя в качестве страхователя, подайте в ФСС заявление и копию паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Размер отчислений в ФСС для ИП фиксированный и определяется на основании МРОТ. В 2019 размер страховых взносов для ИП из Москвы равен 3925,44 ₽. Платите сразу или частями до конца года.

Если следовать несложной инструкции, получится избежать штрафа и вернуть свои деньги законным способом. А если не хотите с этим разбираться и заниматься бизнес-рутиной самостоятельно, жмите справа зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: расскажем, что нужно делать, поможем подготовить все документы и не потратить лишнего на штрафы.

Вот тут то же, что написали. Только в диалоге Лёхи с Дашей. Приятного просмотра 🙂

—

Подсказала — Дарья Домрачева, бухгалтер по зарплате в Кнопке.

Рассказала всем — Маша Копко, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂

В отношении граждан, работающих по трудовым договорам, работодатель уплачивает специальный взнос по временной нетрудоспособности и материнству (ВНиМ). Это отчисления, за счет которых сотруднику выплатят пособие по болезни или иным случаям нетрудоспособности. Все основания для назначения социальных выплат перечислены в Федеральном законе от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Вернуть средства после выплаты пособий помогут следующие образцы документов, которые можно скачать:

Программа БухСофт автоматически сформирует заявление на возмещение средств с учетом специфики работы любой организации или предпринимателя. В заявлении будут учтены все изменения законодательства. Вы можете его скачать и затем распечатать. Попробуйте бесплатно:

Заполнить заявление в программе БухСофт ⟶

Если в регионе не действует проект “Прямые выплаты от ФСС”, то работодатель оплачивает пособия и больничные персоналу из своих собственных средств. Даже ту часть, которая производится за счет расходов Фонда. И уже по факту понесенных издержек, страхователь вправе заявить на возмещение ФСС по больничному листу в 2020 году (ст. 431 НК РФ, ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Важно! Первые три дня болезни или травмы самого работника, работодатель оплачивает за счет собственных средств. ФСС не компенсирует данные расходы страхователя. Возмещению подлежат только суммы больничных и пособий, которые выплачиваются за счет внебюджетного фонда (п. 2, 9 ст. 431 НК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 3, ч. 1 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Как рассчитать размер возмещения

Чтобы определить точную сумму возмещения из внебюджетного фонда, бухгалтеру необходимо сравнить два показателя:

Сравниваем величину взносов и расходов на оплату пособия:

1. Если сумма взносов ВНиМ больше выплаченных пособий, то ни о каком возврате из ФСС речи не идет. В таком случае, просто уменьшите очередной платеж по страховым взносам на случай ВНиМ на сумму начисленных пособий ( п. 2, 9 ст. 431 НК РФ, ч. 2 ст. 4.6 Закона N 255-ФЗ).
2. Если значения равны, то работодатель вправе не перечислять очередной платеж по взносам ВНиМ. Например, сумма выплаченного пособия по больничному листу в отчетном месяце, совпала с суммой начисленных взносов за этот период. В итоге, взносы ВНиМ к оплате за этот месяц равны нулю.
3. Если величина пособий превысила взносы ВНиМ, в таком случае, сумму превышения следует заявить в ФСС на возврат.

Учтите, что заявлять на возмещение средств в ФСС не обязательно. Если Фонд подтвердит расходы страхователя, то можно обратиться в ФНС, чтобы произвести зачет полученной разницы в счет предстоящих платежей по страхованию на случай ВНиМ (п. 9 ст. 431 НК РФ).

Пример

В I квартале сумма страховых взносов на случай ВНиМ у фирмы составила 40 000 руб. За этот же период расходы на выплату декретного пособия составили 150 000 руб.

Рассмотрим, как возместить пособие по беременности и родам из ФСС в 2020 году на конкретном примере:

Сравниваем показатели. Расходы на выплату пособия БиР превысили сумму страховых взносов на случай ВНиМ на 110 000 руб. (40 000 руб. – 150 000 руб.).

Следовательно, компания вправе обратиться в территориальное подразделение ФСС за возмещением в сумме 110 000 руб.

Готовим документы на возмещение

Теперь разберемся, какие документы нужны для возмещения больничного по ФСС в 2020 году. Страхователю потребуется:

1. Заявление установленного образца. Форма утверждена письмом ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029.

2. Справка-расчет и расшифровка расходов. Эти формы придется заполнить, если возмещаете средства, начисленные с 01.01.2017 года. Унифицированные формы утверждены Письмом № 02-09-11/04-03-27029.

Важно! Если страхователь заявляет на возврат суммы, начисленные за периоды до 01.01.2017 года, то вместо расшифровки и справки-расчета придется подать иной документ. Это расчет по форме 4-ФСС (п. 2 Перечня документов, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 04.12.2009 № 951н).

3. Копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность исчисления социальных выплат по нетрудоспособности и материнству. Например, такие документы нужно подать в ФСС на возмещение за 2020 год:

• листки нетрудоспособности,
• декретный лист (листок нетрудоспособности БиР);
• справки об учете беременных,
• справка о рождении или о смерти из ЗАГСа,
• справка с работы супруга о не назначении аналогичных выплат и тд.

Важно! Подтверждающие документы подают в обязательном порядке только те страхователи, которые применяют нулевой тариф по взносам ВНиМ (ст. 427 НК РФ). Остальные работодатели подавать подтверждения не обязаны. Но ФСС рекомендует направлять подтверждающие бумаги, чтобы сократить сроки возмещения пособий из ФСС в 2020 году и исключить ошибки в расчетах.

Способ подачи документов

На законодательном уровне не установлен способ подачи документов на возмещение из внебюджетного фонда. Поэтому страхователь вправе обратиться в уполномоченный территориальный орган любым из доступных ему способов:

1. Передайте документы лично в территориальное отделение ФСС по месту учета страхователя.
2. Направьте документы по почте заказным письмом. Рекомендуем оформить опись вложения.
3. Отправьте заявку в электронной форме, через личный кабинет страхователя на официальном сайте ФСС или через портал Госуслуги. Либо подайте заявление по защищенным каналам связи. Требуется цифровая подпись.
4. Передать бумаги можно и через доверенное лицо. В таком случае, вместе с документами в ФСС придется предоставить доверенность на представителя.

Когда ждать возврата от ФСС

Срок возмещения расходов из ФСС в 2020 году равен 10 календарным дням с момента представления всех необходимых документов на возврат (ч. 3 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Учтите, что Соцстрах вправе продлить установленный срок. Например, если по заявке страхователя будет инициирована камеральная или выездная проверка для оценки правильности исчисления пособий и иных социальных выплат.

Рассчитайте пособия в БухСофт быстро и без ошибок

В бухгалтерской программе БухСофт расчет пособия по уходу за ребенком происходит автоматически.

1. Перейдите в модуль «Зарплата», вкладка «Сотрудники». И загрузите сотрудника в программу из отчетов или вручную.

2. Войдите в личную карточку сотрудника и выберите вкладку «Отпуск»

3. Заполните данные по сотруднику, которому необходимо оформить пособие: оклад, срок отпуска, средний заработок.

4. Расчет готов – ознакомьтесь с детализацией и суммой пособия.