Срок хранения карты развития ребенка в доу

В декабре 2019 года Росархив издал приказ № 236, который вступил в действие 18.02.2020. Согласно этому документу, сроки хранения документов были изменены, а потому делопроизводителю или секретарю в ДОУ необходимо обновить номенклатуру дел, сверившись с последними изменениями.

Хранение документов в ДОУ

В детском саду должны храниться бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие виды документов. Сроки хранения управленческих архивных документов определяет Налоговый кодекс, закон «Об архивном деле» и закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для хранения документов в ДОУ целесообразно оборудовать специальные помещения, шкафы или сейфы в рамках требований, установленных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Подобное помещение должно быть оснащено охранной и противопожарной сигнализацией, средствами пожаротушения. В нем должен быть создан световой и температурно-влажностный режим.

При этом необходимо:

• создать оптимальные условия для длительного хранения;
• обеспечивать физико-химическую сохранность бумаг;
• соблюдать порядок выдачи дел из хранилища;
• систематически проверять состояние документов.

Сроки текущего хранения документов в ДОУ зависят от их значимости, а сроки архивного хранения — от того этапа обработки, на котором они находятся. В приказе Росархива от 20.12.2019 № 237 содержится инструкция по применению установленного предыдущим приказом перечня:

• срок временного хранения документов может быть увеличен после экспертизы их ценности (сокращать его запрещено);
• сроки хранения отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда они были закончены делопроизводством;
• временные сроки хранения журналов, книг и реестров начинаются с 1 января года, следующего за тем, когда их ведение было завершено.

Соблюдать длительность хранения документов должны все образовательные учреждения независимо от формы собственности. В детском саду могут быть изменены сроки хранения документов, установленные на федеральном уровне, только в большую сторону. Для увеличения продолжительности хранения бумаг особой важности в ДОУ необходимо оформить Инструкцию по делопроизводству или соответствующее Положение.

Продолжительность текущего хранения документов, как правило, ограничивается одним календарным годом, в течение которого они теряют справочно-информационную ценность и актуальность. После этого бумаги подшивают в дела и передают в архив, согласно с утвержденной в учреждении номенклатурой. Дела систематизируют по вопросам и длительности хранения, на обложке каждого дела указывают реквизит срока хранения.

После завершения сроков временного хранения документов (от года до 75 лет), они подлежат уничтожению. Для этого заведующий составляет акт, в котором указывают количество дел с документами, их наименования. Руководитель утверждает специальную комиссию, которая и подписывает акт об утилизации. Председатель комиссии также должен засвидетельствовать факт передачи бумаг на переработку или их уничтожение, составив еще один акт. К нему прилагают накладную о передаче бумаг на переработку. Акты необходимо передать на хранение в соответствии с установленными законом сроками.

Уничтожить бумаги, срок хранения которых завершился, в детском саду можно двумя способами:

1. Передать их на утилизация (переработку), оформив соответствующую накладную и акт, в котором будет задокументированы количество, вес и дату передачи документов.
2. Самостоятельно уничтожить их путем измельчения шредером, сжигания или выбрасывания. В акте об утилизации указывают выбранный способ уничтожения.

Новые сроки хранения документов в ДОУ

В приказе от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов» был актуализирован список документов, образующихся в процессе осуществления основной деятельности организаций и выполнения однотипных управленческих функций. Ранее утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 перечень утратил силу. Он включал 1003 наименований типовых документов, однако новый перечень содержит только 657 архивных документов и сроки их хранения. В новом приказе был сформулирован отдельный раздел, касающийся документов, связанных с борьбой с коррупцией. Относительно детских садов в нем нет разделов, посвященных срокам хранения документов ПМПК ДОУ, однако систематизирована информация по кадровой, бухгалтерской и документам, связанным с охраной труда.

Дополнением к перечню является указатель наименований видов документов и вопросов их содержания, размещенных в алфавитном порядке. К моменту вступления в силу обновления большинство учреждений и организацией уже утвердили номенклатуру дел на 2020 год, установив сроки хранения документов по приказу Минкультуры № 558н, а потому вступление в силу новых правил может вызвать определенные сложности в организации службой ДОУ текущего хранения документов.

Ко всем документам, которые были оформлены или получены после вступления в действие приказа Росархива, необходимо применять новые правила хранения. К сожалению, переходных положений, объясняющих, какие сроки применять к документам, полученным или составленным до 18 февраля 2020 году, нет. Чтобы не утилизировать документы раньше положенного времени, до получения официальных разъяснений целесообразно применять к ним максимальные из допустимых сроки хранения. Преждевременная утилизация документов является грубым нарушением, которое наказывается по ст. 15.11 КоАП и ст. 120, 126 НК.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов определяются пунктом 8 раздела приказа Росархива. Новый приказ Росархива отменил прежние сроки хранения документов в кадровом делопроизводстве, установленные в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов». Штатный специалист по кадрам обязан хранить кадровые документы по новым правилам, изменившим сроки в большую или меньшую сторону. Так, например:

• приказы о дисциплинарных взысканиях теперь хранятся 3 года, а не 5 лет;
• согласия на обработку персональных данных — 3 года, а не 75 лет с момента истечения срока действия;
• графики отпусков — 3 года вместо одного;
• книги, карточки учета отпусков, журналы необходимо хранить 5 лет вместо 3;
• журналы регистрации несчастных случаев — постоянно вместо 45 лет;
• документы о приеме, увольнении, переводе сотрудников, их личные дела и трудовые договоры хранят 75 лет, если делопроизводство по ним завершилось до 1 января 2003 года, если после 50 лет.

Отдельные документы по кадрам получили специальные сроки хранения. В числе таких исключений бумаги, которые ранее не хранили: уведомления и предупреждения работников работодателем — 3 года; заявления сотрудников о выдаче связанных с их работой документов и их копий — 1 год; журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет.

Сроки хранения документов по охране труда

Специалисту ДОУ по охране труда необходимо помнить, что штрафные санкции за ненадлежащее хранение документации налагаются на должностное лицо, а не на организацию. Если документ утилизировать раньше времени, его могут посчитать отсутствующим, а мероприятие, которое он фиксировал, не проведенным. Согласно новым правилам, сроки хранения документов ДОУ по охране труда изменились:

• журнал регистрации инструктажей на рабочем месте и вводного инструктажа по охране труда необходимо хранить 45 лет вместо 10;
• журнал регистрации несчастных случаев на производстве — 45 лет вместо бессрочного хранения;
• коллективный договор и приложения к нему, инструкции по охране труда, утвержденные в учреждении, хранятся постоянно.

Некоторые документы по охране труда получили срок хранения 75/50, который зависит от срока завершения делопроизводства по ним. Если делопроизводство закончилось до 1 января 2003 года, бумаги хранят 75 лет, а если после — 50 лет. Подобная оговорка связана с тем, что с 2003 года многие документы касательно стажа работы во вредных условиях труда были оцифрованы и переведены в электронный формат.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Бюджетные организации должны в течение 5 лет хранить отчеты о выполнении соглашений о предоставлении субсидий и грантов. На план финансово-хозяйственной деятельности больше не распространяются общие требования к годовым планам, в приказе было сделано уточнение, согласно которому, его хранят 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. Годовые отчеты о выполнении плана ФХД хранят постоянно, квартальные — 5 лет, а месячные — год. До ликвидации организации хранят документы о хозяйственном ведении или передаче имущества в оперативное управление. Положения о контрактных управляющих, закупках и контрактной службе хранят бессрочно, планы-графики — 3 года. Отчетные документы, оформленные по итогам конкурентных госзакупок, хранят 3 года. Срок хранения договоров и контрактов остался без изменений.

В отношении других основных бухгалтерских документов действуют следующие изменения:

• счета-фактуры хранятся 5 лет вместо 4;
• документы о получении заработной платы — 6 лет вместо 5 (при наличии у работников лицевых счетов);
• лицевые счета работников, годовые и квартальные документы хранят по системе 75/50;
• реестры сведений о доходах физических лиц — 5 лет вместо 75;
• первичные документы бухучета и справки хранят 5 лет.

Срок хранения документов налогового учета с 2020 года должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Различные нормативно-правовые акты регулируют ответственность за нарушение сроков хранения документов:

1. ст. 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ предусматривают административную ответственность. Должностных лиц по первой статьей ждет штраф в размере от 300 до 500 рублей, а по второй — для должностных лиц предусмотрен штраф 2,5 – 5 тыс рублей, а для юридических — от 200 до 300 тыс.
2. ст. 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету за отсутствие регистров бухучета, первичных учетных документов и финансовой отчетности должностным лицам положен штраф в размере от 5 до 10 тыс рублей.
3. ст. 120 НК РФ — отсутствие регистров налогового и бухучета, первичных документов и счетов-фактур предполагает наложение штрафа в размере 10 тыс рублей.

Справка в дошкольное учреждение

Когда требуется медицинская справка в детский сад.

Как только ребенок оформился в детский сад, родителей начинает интересовать вопрос можно ли временно не посещать его и как долго.

На этот счет существует официальный документ:

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 15.05.2013 N 26

(ред. от 27.08.2015) «Об утверждении СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций» (вместе с «СанПиН 2.4.1.3049-13. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы…») (Зарегистрировано в Минюсте России 29.05.2013 N 28564)

В этом документе есть пункт XXI. Требования к приему детей в дошкольные организации, режиму дня и учебным занятиям: 11.3. После перенесенного заболевания, а также отсутствия более 5 дней (за исключением выходных и праздничных дней) детей принимают в дошкольные образовательные организации только при наличии справки с указанием диагноза, длительности заболевания, сведений об отсутствии контакта с инфекционными больными.

Т.е. если Ваш ребенок не посещал детский сад более 5 ти календарных дней, в детском саду с Вас потребуют справку о состоянии здоровья ребенка.

Такую справку Вы можете получить в детской поликлинике по месту жительства или в платной клинике, которая предоставляет такую услугу. Для всех медицинских справок в детский сад используется один бланк. Он может слегка отличаться в разных поликлиниках, но суть у него одна и та же. В конце справки всегда ставится дата ее выдачи, подпись и личная печать выдавшего ее врача и треугольная печать поликлиники, а также сведения об эпидокружении (наличие или отсутствие карантина по месту жительства и образовательного учреждения).

Справка после болезни

Справку о перенесенном заболевании ребенку выдадут только если Вы обращались в поликлинику по поводу болезни ребенка, и в амбулаторной карте есть об этом запись. Или если ребенок лечился в стационаре.

Справка выдается на приеме врача, после осмотра, если врач зафиксировал факт выздоровления и разрешает ребенку посещение детского сада.

В такой справке указываются Ф.И. ребенка, дата рождения, даты заболевания и выздоровления, диагноз, если ребенок после болезни находился на домашнем режиме — это тоже указывается, делается отметка об отсутствии заразных кожных заболеваний и педикулеза, указывается дата, с которой ребенок допускается в детский сад.

Справка в детский сад после перерыва, отпуска

Если Вы не обращались в поликлинику по поводу заболевания ребенка — Вы получите справку после перерыва, отпуска.

Ее выдает врач-педиатр на приеме, после того, как убедится что ребенок здоров.

В такой справке вместо диагноза будет написано: «здоров». В справке обязательно делается отметка об отсутствии педикулеза и заразных кожных заболеваний.

Перевод ребенка из одного садика в другой

Чтобы перевести ребенка в другой садик от Вас потребуется:

— Забрать из старого садика и отнести в новый «Медицинскую карту ребёнка для образовательных учреждений» (ф. 026/у), «Карту профилактических прививок» (ф. 063/у). При этом проследить, чтобы

1. В сертификате и форме 063/у были выставлены все прививки и реакции Манту, которые делались ребенку в садике.

2. В медицинской карте (026/у) должна быть выставлена дата последнего посещения детского сада ребенком, и сделана запись об отсутствии в группе карантина.

— Взять в детской поликлинике справку о состоянии здоровья ребенка (справку после перерыва).

— Взять справку об эпид. Окружении. https://sdp3.ru/spravka-v-doshkolnoye-uchrezhdeniye/

Цитата: