Если очередной отпуск совпал с отпуском по беременности и родам

Работодатель обязан предоставить работнице, в скором времени уходящей в декрет, по ее заявлению ежегодный оплачиваемый отпуск полностью или частично <1>:
(или) перед отпуском по беременности и родам;
(или) после отпуска по беременности и родам;
(или) после отпуска по уходу за ребенком.
И неважно, предусмотрен ли такой отпуск графиком отпусков организации <2>. А если к моменту начала ежегодного отпуска женщина не заработала отпускной стаж для полного отпуска, его придется предоставить ей авансом <3>.
Женщинам не хочется терять ни в продолжительности “отдыха”, ни в деньгах. А потому они нередко обращаются за советом к бухгалтеру, чтобы он подсказал, когда лучше взять отпуск, чтобы и отпускных было больше, и на размере пособий это не сказалось. Разберемся с этим.

<1> Статья 260 ТК РФ.
<2> Статья 123 ТК РФ.
<3> Статья 122 ТК РФ.

Ситуация 1. Ежегодный отпуск перед декретом
Декретный отпуск предоставляется по заявлению работницы с даты, указанной в листке временной нетрудоспособности <4>.
Поэтому будет лучше, если ежегодный отпуск закончится прямо перед началом отпуска по беременности и родам.
Если же ежегодный отпуск продлится после даты, указанной в больничном, то уменьшатся продолжительность декретного отпуска и размер пособия по беременности и родам. Ведь за время ежегодного отпуска работнице будут выплачены отпускные. А выплачивать пособие по беременности и родам и отпускные одновременно нельзя <5>. Выходит, что использовать дни ежегодного отпуска вместо дней отпуска по беременности и родам нет смысла.
Сам ежегодный отпуск и отпуск по беременности и родам засчитываются в стаж для основного отпуска <6>.
Если работница хочет перенести ежегодный отпуск на удобное время, ей нужно написать заявление <7>

<4> Статья 255 ТК РФ; п. 48 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514.
<5> Письмо ФСС РФ от 08.10.2004 N 02-10/11-6671.
<6> Статья 121 ТК РФ.
<7> Статьи 124, 260 ТК РФ.
<8> Письмо Роструда от 18.03.2008 N 659-6-0.
<9> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Продолжительность “отдыха”

Если работница возьмет ежегодный отпуск до декрета, то это позволит ей полностью использовать декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком. А значит, полностью получить все выплаты – и отпускные, и пособия.

Общая продолжительность “отдыха”
=
Ежегодный оплачиваемый отпуск (минимум 28 календарных дней <10>)
+
Отпуск по беременности и родам (минимум 140 календарных дней <11>)
+
Отпуск по уходу за ребенком (максимум 3 года – количество календарных дней отпуска по беременности и родам после родов (как правило, 70 дней) <12>)

Как видим, стандартная продолжительность “отдыха” в первой ситуации составит 3 года и 98 календарных дней (28 дн. + 140 дн. + 3 года – 70 дн.).

<10> Статья 115 ТК РФ.
<11> Статья 255 ТК РФ.
<12> Статьи 255, 256 ТК РФ.

Отпускные. Отпускные в этом случае рассчитываются как обычно <13>.

Пример. Исчисление отпускных за время ежегодного отпуска перед декретным отпуском
Условие. Работнице положен отпуск по беременности и родам с 1 августа по 18 декабря 2011 г.
Перед декретным отпуском она попросила предоставить ей ежегодный отпуск с 4 по 31 июля 2011 г. Расчетный период июль 2010 г. – июнь 2011 г. она отработала полностью. Оклад работницы в течение расчетного периода составлял 20 000 руб. в месяц. Других выплат, учитываемых при расчете отпускных, у работницы за расчетный период не было. В этом и последующих примерах для наглядности мы рассмотрим упрощенную ситуацию.
Решение. Рассчитываем сумму отпускных <14>: 20 000 руб. x 12 мес. / 29,4 / 12 мес. x 28 дн. = 19 047,62 руб.
Советуем работнице. Если ежегодный отпуск совпадет с декретным, то лучше перенести ежегодный отпуск на время после окончания отпуска по уходу за ребенком.

<13> Пункт 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановление

Цитата из журнала ГЛАВБУХ
Ситуация 2. Ежегодный отпуск после декрета

В этой ситуации отпуск по уходу за ребенком начнется только по окончании ежегодного отпуска, поскольку нельзя одновременно находиться и в ежегодном отпуске, и в отпуске по уходу за ребенком.
Следовательно, брать ежегодный отпуск таким образом имеет смысл тем работницам, которые решили не уходить в отпуск по уходу за ребенком совсем либо будут работать в период отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени <24>.
В ситуации 2 работница также пойдет в ежегодный отпуск, скорее всего, не по графику. Если он будет предоставлен ей в том же календарном году, что и декретный отпуск, то нужно оформить его перенос, как и в ситуации 1.
Если же отпуск будет предоставлен в календарном году, следующем за годом, в котором она ушла в декрет, то в графике отпусков по форме N Т-7 за год, в котором она ушла в декрет, в графе 10 “Примечание” нужно указать, что работнице предоставлен отпуск по беременности и родам, а графы 7 – 9 заполнять не нужно. В графике отпусков на следующий год не нужно заполнять графу 6 о запланированной дате отпуска, а в графе 10 “Примечание” также нужно указать, что работнице предоставлен отпуск по беременности и родам. После того как работница напишет заявление на ежегодный отпуск, заполните графу 7 графика.

<24> Статья 256 ТК РФ; ст. 13 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ “О государственных пособиях гражданам, имеющим детей”.

Продолжительность “отдыха”
Как мы уже сказали, продолжительность отпуска по уходу за ребенком уменьшится на время ежегодного отпуска.

Общая продолжительность “отдыха”
=
Отпуск по беременности и родам (минимум 140 календарных дней <25>)
+
Ежегодный оплачиваемый отпуск (минимум 28 календарных дней <26>)
+
Отпуск по уходу за ребенком (максимум 3 года – количество календарных дней отпуска по беременности и родам после родов (как правило, 70 дней) – 28 календарных дней ежегодного отпуска <27>)

Получается, что стандартная возможная продолжительность “отдыха” во второй ситуации составит около 3 лет и 70 календарных дней (140 дн. + 28 дн. + 3 года – 70 дн. – 28 дн.). При этом, из-за того что ежегодный отпуск предоставлен после декрета, уменьшится общая продолжительность отпуска по уходу за ребенком.

<25> Статья 255 ТК РФ.
<26> Статья 115 ТК РФ.
<27> Статьи 115, 255, 256 ТК РФ.

Отпускные. В расчетный период для исчисления отпускных попадет декретный отпуск. Этот период и сумму пособия по беременности и родам нужно исключить из расчета <28>.

Пример. Расчет отпускных, если ежегодный отпуск предоставлен сразу после декрета
Условие. Воспользуемся условиями примера из ситуации 1, изменив их следующим образом. Работница попросила предоставить ей ежегодный отпуск после декретного отпуска с 19 декабря 2011 г. по 21 января 2012 г. (1 – 5 и 7 января – нерабочие праздничные дни, в число дней отпуска не входят и не оплачиваются) <29>.
Решение. Рассчитываем сумму отпускных так.
•Шаг 1. Определяем расчетный период для исчисления отпускных. Это декабрь 2010 г. – ноябрь 2011 г. Период декретного отпуска с 1 августа по 30 ноября 2011 г. и сумму пособия по беременности и родам мы не учитываем при исчислении отпускных <30>. Следовательно, для расчета мы возьмем зарплату работницы и дни за 8 месяцев, приходящихся на расчетный период.
•Шаг 2. Рассчитываем сумму отпускных <31>: 20 000 руб. x 8 мес. / 29,4 / 8 мес. x 28 дн. = 19 047,62 руб.
Как видим, размер отпускных точно такой же, как в ситуации 1.

<28> Подпункт “б” п. 5 Положения.
<29> Статьи 112, 120 ТК РФ.
<30> Пункт 5 Положения.
<31> Пункт 10 Положения.
Ситуация 3. Ежегодный отпуск после отпуска по уходу за ребенком
Эта ситуация возникает, когда работница выходит из отпуска по уходу за ребенком как по достижении ребенком возраста 3 лет, так и в любой момент до того, как ребенку исполнится 3 года.
Чтобы не сокращать период выплаты пособия по уходу за ребенком до полутора лет, женщина может оформить ежегодный отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком. Это можно сделать по достижении ребенком возраста:

•(или) 3 лет;
•(или) полутора лет, но тогда ей придется на время ежегодного отпуска прервать отпуск по уходу за ребенком. Чтобы не терять дни отпуска по уходу за ребенком, придется дождаться, когда ребенку исполнится 3 года, и перед тем, как выйти на работу, взять ежегодный отпуск.
Предупреждаем работницу. Если ежегодный отпуск (его часть) до или после декрета или после отпуска по уходу за ребенком был предоставлен авансом, то следующий очередной отпуск будет предоставлен только после того, как будет отработан отпуск (часть отпуска), предоставленный авансом.

Из-за декретного отпуска и отпуска по уходу за ребенком женщина не может уйти в ежегодный отпуск по графику. Поэтому в графе 10 “Примечание” графика отпусков за год, в котором работница уходит в декрет, укажите, что ей предоставлен отпуск по беременности и родам. Пока работница будет в отпуске по уходу за ребенком, в графиках отпусков не нужно заполнять графу 6 о запланированной дате отпуска, нужно лишь в графе 10 “Примечание” указывать, что работнице предоставлен отпуск по уходу за ребенком. После выхода работницы из этого отпуска на основании ее заявления о предоставлении ежегодного отпуска заполните графу 7 графика.

Продолжительность “отдыха”

Если работница возьмет отпуск после отпуска по уходу за ребенком, то это, как и в ситуации 1, позволит ей полностью использовать декрет и отпуск по уходу за ребенком.

Общая продолжительность “отдыха”
=
Отпуск по беременности и родам (минимум 140 календарных дней <33>)
+
Отпуск по уходу за ребенком (максимум 3 года – количество календарных дней отпуска по беременности и родам после родов (как правило, 70 дней) <34>)
+
Ежегодный оплачиваемый отпуск (минимум 28 календарных дней <35>)

То есть возможная стандартная продолжительность “отдыха” составит 3 года и 98 календарных дней (140 дн. + 3 года – 70 дн. + 28 дн.).

<33> Статья 255 ТК РФ.
<34> Статьи 255, 256 ТК РФ.
<35> Статья 115 ТК РФ.

Отпускные
В этой ситуации они будут рассчитываться исходя из заработка за 12 месяцев, предшествующих “пустому” расчетному периоду <36>.

Пример. Расчет отпускных за время ежегодного отпуска после отпуска по уходу за ребенком
Условие. Воспользуемся условиями примера из ситуации 1, изменив их следующим образом. Работница взяла ежегодный отпуск не перед декретом, а после достижения ребенком возраста полутора лет: с 11 апреля по 10 мая 2013 г. (1 и 9 мая – нерабочие праздничные дни, в число дней отпуска не входят и не оплачиваются).
Решение. Алгоритм действий таков.
•Шаг 1. Определяем расчетный период для оплаты отпуска, предоставляемого с 11 апреля 2013 г. Это апрель 2012 г. – март 2013 г. Однако в этот период у работницы отсутствовали отработанные дни и начисленный заработок, поскольку она находилась в отпуске по уходу за ребенком. Поэтому для исчисления отпускных мы берем 12 месяцев, предшествующих отпуску по беременности и родам, – август 2010 г. – июль 2011 г.
•Шаг 2. Рассчитываем сумму отпускных <37>: 20 000 руб. x 12 мес. / 29,4 / 12 мес. x 28 дн. = 19 047,62 руб.
Как видим, размер отпускных точно такой же, как в ситуациях 1 и 2.

<36> Пункт 6 Положения.
<37> Пункт 10 Положения.